5S
5S ist der erste Schritt, ein Unternehmen in Richtung "Lean" zu bringen. 5S eignet sich bestens, die Grundlage für Verbesserungen in einem Unternehmen zu bilden; werden doch durch 5S gewisse Standards definiert und auch eingehalten. Ich möchte im Folgenden die einzelnen Punkte diskutieren und mit Beispielen belegen.
Sort - Ordnung schaffen
Trenne Notwendiges von nicht Notwendigem und entferne alles Unnötige vom Arbeitsplatz
Dies bezieht sich z.B. auf zu hohe Bestände am Arbeitsplatz, unnötige Maschinen, unnötiges Werkzeug, überflüssige Dokumente usw.
Beispiel: "Ich habe in meinem Büro oben auf dem Schrank einen alten Monitor, der noch von meinem Vorgänger ist." Wozu? Weg damit!
Oder: "Ich habe in meinem Schrank im Büro noch extra Druckerpapier." Wozu? Druckerpapier wird im Schrank unter dem Drucker gelagert und von der Assistentin regelmäßig aufgefüllt.
Oder: in der Produktion im Arbeitszelle 17 steht ein Werkzeug, welches heute nicht mehr benutzt wird. Weg damit! Dort nimmt es nur kostbaren Platz weg!
Wenn man 5S einführt, so sollte man die Arbeitsplätze nach diesem Kriterium analysieren. Was nicht gebraucht wird, muss verschwinden.
Straighten - Organisiere die verbleibenden Dinge
Jeder Gegenstand hat seinen Platz und jeder Gegenstand ist auf seinem Platz.
Hier geht es darum, den Arbeitsplatz zu organisieren. Dabei spielt die Ergonomie eine wichtige Rolle. Die Arbeitsmittel müssen im einwandfreien Zustand an ihrem Platz aufbewahrt werden. Und, was äußerst wichtig ist, alle Arbeitsmittel müssen ihren Platz haben. Wenn ein Arbeitsmittel keinen festgelegten Platz hat, wird es immer irgendwo herumliegen.
Beispiele: Auszeichnung der Wege durch Linien am Boden, Linien am Boden markieren Stellplätze für Container, Shadowboards zeigen, wo welche Werkzeuge aufbewahrt werden sollen, usw.
Shine - Sauberkeit
Halten Sie den Arbeitsplatz sauber!
Arbeitsplätze müssen sauber sein. Das gilt nicht nur für die Produktion, sondern auch für Büros. Keine überfüllte Mülleimer, kein Dreck in der Ecke, usw.
In der Produktion, so wird man sagen, kann man doch nicht immer alles sauber haben! Wo gehobelt wird, fallen Späne! Richtig; aber diese Späne müssen nicht 2 Tage lang herum liegen. Mindestens einmal nach der Schicht muss der Arbeitsplatz gereinigt werden und damit in einwandfreiem Zustand sein. Dort, wo viele Späne oder Abfälle auf den Boden fallen, sollte mehrmals in der Schicht besenrein gefegt werden.
Standardize - persönlicher Ordnungssinn
Machen Sie sich Ordnung und Sauberkeit zur Gewohnheit!
Es geht darum, dass 5S gelebt werden muss. Das beginnt beim Geschäftsführer und endet beim letzten Mitarbeiter. Jeder muss die Standards einhalten, und jeder muss nicht eingehaltene Standards korrigieren.
Beispiel: In einem anderen Bereich sieht es aus wie Hund und Katz. "Ist nicht mein Problem" ist die falsche Philosophie. Man muss die Nichteinhaltung wie ein Problem behandeln, welches korrigiert werden muss.
Oder: "Heute habe ich keine Zeit für 5S" kann als Entschuldigung nicht akzeptiert werden.
Oder: "5S gilt nur in der Produktion; in meinem Büro geht das schon anders" Eine solche Denkweise ist der Anfang vom Ende. Manager müssen prinzipiell mit gutem Beispiel vorangehen.
Wissen Sie, warum die Japaner wesentlich mehr Verbesserungsvorschläge machen, als Europäer oder Amerikaner?
Es hängt mit Shitsuke, der Disziplin zusammen. Ein Japaner würde niemals einen Standard verletzen, wenn er dadurch einen Ablauf oder Prozess verbessern könnte. Seine logische (und anerzogene) Konsequenz ist, einen Verbesserungsvorschlag einzureichen. Dann wird aus dem Verbesserungsvorschlag heraus, wenn er sich denn in allen Schichten als Verbesserung darstellt, ein neuer Standard erzeugt. Dann werden die Mitarbeiter aller Schichten auf diesen neuen Standard trainiert und halten sich strikt daran. Dieses Prinzip geht bis zum kleinsten Handgriff. Es ist dann logisch, dass es damit viele Verbesserungsvorschläge gibt.
Sustain - Disziplin
Halten Sie Standards, Regeln und Vorschriften ein!
Wenn ein Standard einmal definiert wurde, so muss er auch immer eingehalten werden. Die einzige Ausnahme ist, dass man eine Verbesserung einführt und einen neuen Standard definiert; dann muss dieser neue Standard eingehalten werden.
Beispiel: Am Boden wurde ein Rechteck mit Linien markiert, das anzeigt, wo ein Container stehen soll. Ein anderer Platz wäre für den Container besser, und so entscheidet der Mitarbeiter, den Container anders zu stellen. Diese Vorgehensweise ist falsch! Zuerst muss der neue Standard definiert werden (die Linien müssen neu gezeichnet werden), und dann kann der neue Standard befolgt werden.
Das gilt für alle Arten von Standards: z.B. auch für Arbeitsanweisungen. Es kann nicht sein, dass Arbeitsanweisungen nicht befolgt werden, weil Mitarbeiter denken, dass sie bessere Möglichkeiten zur Organisation des Ablaufs gefunden haben. Es ist zwingend notwendig, dass solche Mitarbeiter diese Optimierungsmöglichkeit vorstellen, und dass dann die Arbeitsanweisung geändert wird, so dass jeder wieder nach der neuen Anweisung arbeitet.
Es ist, wie so vieles, eine Aufgabe für bereichsübergreifende Teams. Zuerst müssen die nicht notwendigen Dinge von den Arbeitsplätzen entfernt werden. Dazu benötigt man Mitarbeiter der Produktion, der Arbeitsvorbereitung und der Qualitätssicherung. Es ist sehr sinnvoll, auch immer die Fachkraft für Arbeitssicherheit dabei zu haben.
Danach müssen die Standards erzeugt werden. Primär ist das eine Aufgabe der Arbeitsvorbereitung. Diese sollte aber keinesfalls ohne die Mitarbeiter der Produktion handeln, da die Produktionsmitarbeiter eigentlich immer sehr gute Ideen haben, wie der Arbeitsplatz am besten organisiert wird. Es ist hier auch durchaus interessant einen Kaizen-Workshop durchzuführen, da dort sehr viele Ideen zur Optimierung erzeugt werden.
Jetzt muss Ordnung und Sauberkeit eingeführt werden. Das muss als Standardarbeitsgang eingeführt werden und mit Verantwortlichkeiten belegt werden. Zum Beispiel kann man Reinigungszeiten vereinbaren. Es empfiehlt sich, die gesamte Produktionsfläche in kleine Bereiche aufzuteilen. Dabei entspricht ein solcher Bereich dem Verantwortungsbereich einer Gruppe von Mitarbeitern.
Wenn jetzt das System gelebt werden soll, muss dafür gesorgt werden, dass Ordnung und Sauberkeit immer vorhanden ist. Um das zu steuern, gibt es viele Möglichkeiten. Eine davon besteht darin, jeweils einen Mitarbeiter pro Woche zum 5S-Verantwortlichen in der Gruppe zu machen. Er ist dann nicht die Reinigungskraft; er ist vielmehr dafür verantwortlich, dass die gesamte Gruppe Ordnung und Sauberkeit hält. Wichtig ist, dass die Gruppe die Verantwortung auch wirklich übernimmt. Es kann z.B. nicht sein, dass gesagt wird: "Die Unordnung ist noch von der letzten Schicht, da sind wir nicht schuld." Wenn die Schicht gestartet ist, ist die Verantwortung auch übernommen. Die vorhandene Unordnung ist dann die Unordnung der Gruppe, unabhängig davon, wer sie nun verursacht hat.
Natürlich lebt das System nicht von selbst; bis dahin ist noch ein weiter Weg. Es ist daher notwendig, das System immer wieder zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Die Verantwortung der Manager liegt darin, permanent auf Verletzungen aufmerksam zu machen und Korrekturen unmittelbar einzuleiten. Wenn ein Manager einen Mißstand akzeptiert, indem er ihn nicht bemängelt und zur Korrektur auffordert, hat er schon 5S in seinem Bereich abgeschafft.
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